各镇街道、平湖经济技术开发区、独山港经济开发区，市级有关单位：

为进一步提升全市农村村民建房档案管理水平，不断规范农村村民建房档案（以下简称“农房档案”）的收集、整理、归档、保管和利用，积极构建市、镇、村三级农房档案管理体系，根据《中华人民共和国土地管理法》《中华人民共和国档案法》《平湖市农村村民建房管理办法（试行）》（第59号令）以及有关法律法规的规定，结合实际，提出如下试行指导意见：

一、管理部门

农房档案实行分级管理，建立健全市、镇、村三级档案管理体系。各镇街道是农房档案管理一级责任主体，具体负责镇级农民建房及以农村宅基地置换公寓房管理档案收集、整理、归档、保管和利用；各行政村是农房档案管理二级责任主体，具体负责村级农房档案管理相关工作；市级有关部门是农房档案管理三级责任主体，负责全市农房档案工作监督、指导和备案等。

二、工作职责

（一）各镇街道综合档案室负责本级农房档案管理工作，主要负责：

1.贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法规；

2.负责农房档案材料收集、整理、归档、保管和利用；

3.对本行政区域内各级农房档案管理部门工作进行指导；

4.落实专人、专门窗口，负责农房档案查阅工作。

（二）各镇街道农房综合管理部门需配备镇级农房档案专管员，主要负责:

1.按照归档范围，依法依规开展农房档案材料收集、整理工作；

2.按要求规范做好农房数字档案数据收集、整理工作；

3.负责安置公寓房建设及农村村民以农村宅基地置换公寓房安置档案材料归档；

4.按要求、分类别向镇级综合档案室移交农房档案材料，并做好备案。需村备份的按要求办理移交村级保管；

5.配合做好村级农房档案管理指导工作，并落实工作制度及考核工作；

6.配合做好农房档案利用工作等。

（三）各行政村要明确村级农房档案管理员，主要负责：

1.负责本村农村村民建房申请、初审档案材料收集、整理工作；

2.负责本村农村村民建房民主决策、民主议事档案材料收集、整理（包括村民建房安排年度计划、宅基地有序安排方案、公开分配现场记录、村民代表大会讨论决议、公示公开资料等）；

3.及时、完整向镇级农房综合管理部门移交年度农房档案材料等。

（四）市级有关部门根据农村村民建房工作职责，协同做好全市农房档案工作指导、考核、监督检查、档案备案等工作。

三、档案管理

（一）分类建档。平湖市村民建房档案主要分为农房审批档案、农房管理档案、宅基地置换公寓房档案三大类。

1.农房审批档案。各类农房申请、审批资料纳入农房审批档案归档范围。农民建房“一件事”信息管理系统应用生成的数据资料需定期导出，备份保存；审批完成后，相关资料经纸质打印，连同其他书面材料，按照“一户一档”要求，整理成册，移交镇综合档案室。年度农房审批资料需在次年6月底前，按时序收集和整理归档完毕。

2.农房管理档案。镇街道农房管理政策、批后监管、工程验收等材料纳入农房管理档案归档范围。镇街道农房管理政策已纳入镇街道文书档案的不重复组卷；批后监管、“四到场”管理、工程验收等，以年度为单位，按“一村一档”要求，收集整理；运用农民建房“一件事”信息管理系统生成的数据资料，定期导出，经纸质打印后，纳入收集整理范围。

3.宅基地置换公寓房档案。公寓房规划、建设、验收、分配、安置等各类以农村宅基地置换公寓房资料纳入归档范围。规划、建设、验收等已经按照工程项目基建档案组卷的不重复建档，分配、安置等其他资料，以年度为单位，按“一项一档”要求，收集整理。

（二）统一归档。农房档案材料需准确、完备。农房档案由镇街道综合档案室统一归集在年度文书档案中，按审批时间排序归档。

（三）规范利用。镇街道综合档案室在做好年度农房档案归档的同时，要注重做好农房档案的日常管理，确保档案材料的管理安全和有效利用。要按照档案管理要求，规范做好农房档案利用工作，切实做到查档有据、证明合规、便民服务。内部利用人查阅，需规范办理查阅手续；外部查阅，需凭介绍信、律师函等证件查阅；建房当事人可凭本人身份证件，查阅本户建房档案。

（四）数字管理。按照档案数字化改革要求，落实农房档案数字化管理，提升数字资源共享水平，镇街道综合档案室要在农房电子档案建档完成后，规范提供给市、镇、村三级利用。

五、 监督管理和法律责任

（一）各档案管理层级建立档案管理台账，对档案的收集、保管、利用、移交、归档应实时记录，并定时开展检查。

（二）有下列情节的，依照国家和有关规定追究相应责任，对直接责任人给予行政处分：

1.损毁、丢失具有保存价值的档案；

2.擅自提供、抄录、公布或者销毁档案；

3.涂改、伪造档案；

4.档案工作人员玩忽职守，造成档案损失。

（三）对于违反国家相关法律法规的，按照有关规定予以处罚。造成损失的，责令其赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

六、其他

（一）2019年12月31日前农房档案，仍然由原管理单位保管和利用，个人和单位需要查阅的仍按原办法操作；

（二）2020年1月1日以后的农房档案，按本指导意见规范做好管理工作。

附件：农村村民建房管理档案归档范围和保管期限

平湖市农业农村局              

平湖市档案局

平湖市自然资源和规划局        

平湖市住房和城乡建设局

2021年10月28日

附件

农村村民建房管理档案归档范围和保管期限